CRM-koppelingen en API-koppelingen laten bouwen
Een koppeling is een geautomatiseerde verbinding die gegevens tussen twee systemen overzet, zodat je ze maar één keer invoert en overal dezelfde cijfers ziet. Ik bouw ze tussen onder meer HubSpot, ActiveCampaign, Salesforce, Microsoft 365 en Google Workspace, in je eigen accounts en met documentatie.
Liever bellen? 06-11480605 · WhatsApp
Wat gaat er mis als je systemen niet met elkaar praten?
Een klant vult een formulier in op je website. Iemand typt de gegevens over in het CRM, een ander zet ze in de mailtool, en bij de factuur gebeurt het nog eens. Drie keer overtypen is drie keer kans op een typefout, en een klant die op drie manieren in je systemen staat.
Dat zie je terug in kleine dingen: verkoop belt een klant die al is opgezegd, marketing mailt een verlopen aanbieding, en niemand weet welke omzetversie leidend is. Dit zijn voorbeelden ter illustratie, geen klantcases.
Het zijn zelden grote storingen, wel een stille kostenpost: uren overtypen en beslissingen op gegevens die je niet helemaal vertrouwt. Een goede koppeling zorgt dat een gegeven één keer wordt ingevoerd en daarna overal klopt. Dat hangt minder af van de tool dan van hoe de koppeling is bedacht.
Twijfel je of dit bij jouw situatie past?
Bel of app me even. Past het niet bij wat ik doe, dan zeg ik dat.
Hoe een koppeling betrouwbaar wordt
Een koppeling die in een demo werkt, werkt in de praktijk nog niet altijd. Dit zijn de vier onderdelen waar ik in elke klus aandacht aan besteed. Een voorbeeld staat bij Oplossingen.
1
Eén leidend systeem per gegeven
Per soort gegeven spreek ik af welk systeem leidend is: het CRM voor contacten, de boekhouding voor facturen.
2
Ontdubbeling
De koppeling zoekt eerst of er al een record is voordat hij een nieuw aanmaakt. Bij twijfel beslist een mens, geen gok.
3
Fouten, meldingen en testen
Is een systeem onbereikbaar, dan probeert de koppeling het opnieuw en meldt hij het aan een afgesproken persoon. Ik test met echte, rommelige voorbeelden.
4
Toegang en documentatie
De koppeling krijgt alleen de rechten die nodig zijn. Worden er persoonsgegevens verwerkt, dan leg ik vooraf vast wat er gebeurt (AVG; geen juridisch advies). Je krijgt een beschrijving van wat er is gekoppeld.
Wat je aanlevert en wie het beheert
Voor een koppeling heb ik toegang tot beide systemen nodig, één aanspreekpunt en voorbeelden van de gegevens zoals ze nu zijn. Reken op wat tijd van jouw kant voor vragen en testen. Hoe het verloopt, lees je bij De Eerste Klus.
Een koppeling is niet af als hij live staat: leveranciers passen hun API aan, sleutels verlopen. Na de Eerste Klus beheer je hem zelf met de documentatie, laat je hem overnemen of maak je afspraken met mij. In het voorstel staat wie de meldingen ontvangt.
Wanneer een koppeling niet de oplossing is
Soms is koppelen de verkeerde stap. Ik zeg het als dat zo is, ook als het mij een klus kost.
Het proces of de gegevens zijn niet op orde
Dan gaat de rommel sneller rond en verspreid je de fouten naar alle systemen. Eerst afspreken wie wat doet en de gegevens opschonen.
Het is een klein, eenmalig klusje
Een eenmalige import kost minder tijd dan een koppeling bouwen en beheren.
Het systeem laat het niet toe
Sommige pakketten bieden geen API, of alleen in een duurder abonnement. Dan past een andere route of een ander pakket beter.
Vertel me waar je naartoe wilt
Een gesprek van 20 minuten, zonder verkooppraatje. Ik reageer zelf, binnen één werkdag. Past het niet bij je, dan zeg ik dat.
Liever mailen? robin@bureaulgs.nl
Of laat kort een bericht achter