Een AI-agent kan een CRM-migratie flink versnellen, zolang een mens de beslissingen houdt. Bij een migratie van een oud CRM naar HubSpot deed de agent het zoek- en uitvoerwerk: velden koppelen, dubbelen opsporen, gegevens inladen en nakijken. Ik besliste wat mocht en wanneer het echt gebeurde.
Waarom een CRM-migratie meer is dan kopiëren
Een CRM bevat jaren aan contacten, bedrijven, deals en notities. Die gegevens passen zelden één op één in een nieuw systeem. Velden heten anders of bestaan niet, dezelfde persoon staat twee keer in de lijst en een deel van de gegevens is simpelweg verouderd. De techniek van het overzetten is het kleinste deel. Het meeste werk zit in uitzoeken wat er mee moet en wat niet.
Juist dat uitzoekwerk is repetitief en kost uren: veel records langslopen en per record een keuze maken. Daar kan een agent veel van overnemen, mits hij niet zelf bepaalt wat er met de gegevens van een klant gebeurt.
Waar het over ging
Voor een klant, die ik hier niet bij naam noem, verhuisde een oud CRM naar HubSpot. De agent kreeg toegang tot n8n en tot de API's van beide systemen. Daarmee kon hij zelf gegevens opvragen, vergelijken en wegschrijven, zonder dat iemand tussen schermen hoefde te knippen en plakken.
Wat de agent deed en wat ik besliste
| Onderdeel | Wat de agent deed | Wat ik besliste |
|---|---|---|
| Velden koppelen | Stelde voor welk veld in het oude CRM bij welk veld in HubSpot hoort en liet zien welke velden geen plek hadden. | Welke velden mee mochten en welke weg konden. |
| Dubbelen | Zocht dubbele contacten en bedrijven en stelde voor ze samen te voegen. | Welke dubbelen echt samengevoegd werden. |
| Inladen | Maakte de records in HubSpot aan via de API, eerst op een kleine set. | Wanneer er echt werd ingeladen. |
| Controleren | Vergeleek wat in het oude CRM stond met wat in HubSpot stond en meldde afwijkingen. | Wat er met de afwijkingen gebeurde. |
Hoe ik controleerde dat de gegevens klopten
- Eerst een proef op een kleine set. Pas toen die klopte, ging de rest erin.
- Een steekproef door mij. Ik legde zelf records naast het oude CRM en keek of ze overeenkwamen.
- Een vergelijking door de agent. Hij vergeleek velden en aantallen en meldde wat niet overeenkwam.
- Het oude CRM bleef bruikbaar. Er werd niets direct verwijderd, zodat er een terugval was als er toch iets niet klopte.
Wat ik hieruit meeneem
Een agent is snel in het herhalende werk: vergelijken, zoeken, voorstellen en inladen. Het beslissen laat ik bij een mens. Dat geldt voor welke gegevens je bewaart, welke contacten samengaan en het moment van inladen. Een foutieve samenvoeging is lastig terug te draaien, en dat beoordeelt een agent niet zoals jij dat doet.
Klein beginnen helpt. Een proef op een paar records laat zien of de koppeling van velden klopt voordat er iets groots in staat. En zolang het oude systeem bestaat, kun je altijd terugkijken.
Wanneer je dit niet zo aanpakt
Voor een kleine migratie volstaat vaak de importfunctie van het nieuwe CRM, zonder agent. Een agent is ook niet handig als je geen toegang hebt tot de gegevens van het oude systeem via een API of een export, of als niemand binnen je organisatie kan beslissen wat er met de gegevens moet gebeuren. Dan blijft het uitzoeken hangen, hoe snel de agent ook is.
Een migratie als eerste klus
Een CRM-migratie is een afgebakende klus met een duidelijk einde, en past daarom goed als Eerste Klus: een vaste prijs vooraf, bij voorkeur in je eigen systemen. Hoe dat in stappen werkt, staat bij De Eerste Klus. Meer over wat ik met koppelingen bouw staat bij koppelingen, en over agents bij AI-agents laten bouwen.
Veelgestelde vragen
Kan een AI-agent zelf gegevens in HubSpot zetten?
Ja, via de API van HubSpot, bijvoorbeeld met n8n ertussen. Ik laat dat pas gebeuren na een proef op een kleine set en na mijn akkoord op de veldkoppeling en de samenvoegingen.
Raakt een migratie mijn oude CRM aan?
Het oude CRM blijft bruikbaar tot je zeker weet dat alles klopt. Er wordt niets direct verwijderd, zodat je kunt terugvallen.
Wat betekent dit voor de persoonsgegevens in mijn CRM?
Een CRM bevat persoonsgegevens. Ik leg vooraf vast welke AI-dienst erbij hoort en welke gegevens erheen gaan. Dit is geen juridisch advies.