Kies gewone automatisering als de stappen vastliggen en de invoer voorspelbaar is. Kies een AI-agent als de invoer wisselt, zoals vrije tekst, pdf's of foto's, of als een oordeel nodig is. Vaak werkt een combinatie het best: een vaste route met een agent op de plek waar het lastig wordt, en een mens bij twijfel. En soms heb je geen van beide nodig.
Het verschil tussen gewone automatisering en een AI-agent
Gewone automatisering volgt regels die jij vooraf vastlegt: komt er een formulier binnen, dan maak je een contact aan en stuur je een bevestiging. Het resultaat is elke keer hetzelfde, en dat is precies de kracht. Ik bouw dit met een workflowplatform. Meer daarover staat bij workflowautomatisering.
Een AI-agent werkt met een taalmodel. Hij kan een tekst lezen en een voorstel doen, bijvoorbeeld door te kiezen uit een paar opties. Daardoor kan hij omgaan met invoer die elke keer anders is. De keerzijde is dat een agent zich kan vergissen en niet elke keer exact hetzelfde antwoord geeft. Wat ik daarover bouw, staat bij AI-agents laten bouwen.
Wanneer past gewone automatisering?
- De stappen liggen vast. Je kunt ze opschrijven als: als dit, dan dat.
- De invoer is gestructureerd. Velden uit een formulier, een regel in een spreadsheet, een gebeurtenis in je CRM.
- Een fout mag niet per keer verschillen. Bij een bedrag dat exact moet kloppen is een vaste regel beter: hij doet elke keer hetzelfde, en een fout in de regel is te vinden en te herstellen.
- Je wilt kunnen nalezen waarom iets gebeurde. Bij vaste regels is de oorzaak van een uitkomst goed terug te vinden.
Wanneer past een AI-agent?
- De invoer is vrije tekst of een document. Een aanvraag in eigen woorden, een bestelling als pdf, een mail met een vraag.
- Er is een oordeel nodig. Past deze aanvraag bij je aanbod, hoe dringend is ze, bij wie hoort ze?
- Het werk is nu handwerk dat per keer verschilt. Lezen, samenvatten, ordenen en een concept schrijven.
- Een mens kan het resultaat controleren. Een agent doet een voorstel, een mens beslist.
De twee naast elkaar
| Waar let je op | Gewone automatisering | AI-agent |
|---|---|---|
| Invoer | Vaste velden en formaten. | Vrije tekst, pdf's, foto's. |
| Uitkomst | Elke keer hetzelfde. | Kan per keer verschillen en kan fout zijn. |
| Controle | De regels zelf zijn de controle. | Een mens of een vaste controlestap keurt goed. |
| Als er iets misgaat | Een fout in de regel herhaalt zich, maar is terug te vinden en te herstellen. | Een fout kan per keer anders zijn. Hoe groot het risico is, hangt af van de controle. |
| Uitleg achteraf | Goed na te lopen. | Alleen als je elke stap vastlegt. |
| Goed voor | Koppelen, doorsturen, herinneren, vastleggen. | Lezen, samenvatten, voorstellen, concepten schrijven. |
Twijfel je? Vraag jezelf: kun je de stappen opschrijven als vaste regels, verschilt de invoer per keer sterk, wat kost een fout, wie controleert het resultaat en wat gebeurt er nu handmatig? Zie je het werk nog niet duidelijk voor je, beschrijf dan eerst het proces voordat je iets bouwt.
Als je geen van beide nodig hebt
Soms is het proces zelf het probleem. Als niemand weet wie wat doet, of als twee collega's het op twee manieren doen, automatiseer je een probleem in plaats van het op te lossen. Dan helpt het eerst om het werk te ordenen. Ook bij weinig volume kan een gewone afspraak of een sjabloon genoeg zijn. Als AI niet past, zeg ik dat.
Gewone automatisering en een agent combineren
In de praktijk gebruik ik de agent als één stap in een vaste route. De route regelt het vastleggen en doorsturen, en de agent leest of beoordeelt op het moment dat er vrije tekst is. Een mens keurt goed waar het erop aankomt. Zo houd je het voorspelbare deel voorspelbaar en gebruik je de agent alleen waar hij iets toevoegt. Voorbeelden uit mijn praktijk staan bij oplossingen.
Waar het vaak misgaat
- Een agent inzetten waar vaste regels volstaan. Het wordt duurder en onvoorspelbaarder zonder dat het beter wordt.
- Geen controle. Een voorstel van een agent is geen besluit. Zorg dat een mens beslist waar een fout veel kost.
- Te groot beginnen. Begin met één klus en kijk of het werkt voordat je uitbreidt.
Veelgestelde vragen
Is een AI-agent beter dan gewone automatisering?
Nee, ze lossen verschillende dingen op. Gewone automatisering is voorspelbaar en daarom ideaal voor vaste stappen. Een agent is nuttig als de invoer wisselt of een oordeel nodig is. Veel routes gebruiken beide.
Kan een AI-agent fouten maken?
Ja. Een agent kan zich vergissen of iets verkeerd lezen. Daarom leg ik vast wat hij doet en laat ik een mens controleren waar een fout veel kost.
Moet ik eerst gewone automatisering hebben voordat ik een agent inzet?
Niet per se, maar een agent werkt het best binnen een duidelijke route. Die route regelt wat er voor en na zijn stap gebeurt.
Waar begin ik?
Kies één klus die nu veel handwerk kost en waarvan je het resultaat makkelijk kunt controleren. Dat kan als Eerste Klus voor een vaste prijs. Daarna beslis je of je uitbreidt.